Para o planejamento orçamentário tem que focar na administração da fazenda, pensando nos seus potenciais, seus produtos e quais podem ser suas fraquezas.
O professor Fabiano Alvim Barbosa do Curso CPT de Planejamento e Gestão Financeira da Empresa Rural, diz que: “deve ser feito um planejamento para cada um dos níveis da propriedade, ou seja, para o nível estratégico, para o gerencial e para o operacional.”
A ferramenta do método de orçamento é de fundamental importância para a atividade rural, pois, após o planejamento estratégico, é necessário descrever as ideias, quantificando os gastos (custos e investimentos) e as receitas.
Este deverá ser feito com um prazo mínimo de 12 meses e, para atividades rurais, o ideal é que seja de 60 meses ou maior, dependendo do projeto (SANTOS et al., 2002).
Como definição, o orçamento é o levantamento prévio de receitas, despesas e investimentos, cuja finalidade é dar consistência ao planejamento estratégico da empresa rural e consequentemente ao planejamento operacional. Inicialmente, é necessário conhecer o potencial de recursos físicos, humanos, benfeitorias e máquinas da propriedade, para elaboração do orçamento (SANTOS et al., 2002).
O orçamento deverá ser feito de duas maneiras:
1) Planejado: coletar dados econômicos e zootécnicos de mercado e de pesquisas para elaboração do projeto.
2) Realizado: coletar os dados econômicos e zootécnicos reais da fazenda para saber a realidade do projeto, comparando-o com o planejado.
Essa ferramenta gerencial é importante para saber o fluxo de receita, despesas e investimentos da empresa em certo período, pelo menos anual, podendo antecipar a necessidade de algum aporte de capital, caso o fluxo de caixa fique negativo.
Avalia também a capacidade de pagamento bem como outros índices econômicos como a taxa interna de retorno (TIR) e o valor presente líquido (VPL) do projeto.
Esse orçamento de caixa mostra a necessidade de investimento no ano de implantação do projeto esse projeto já gerou caixa positivo. O VPL no final significa o somatório dos valores de entrada e saídas do caixa corrigidos a uma taxa de juros anual.
Como o VPL é positivo, esse projeto é viável economicamente, além disso, o VPL serve para comparar com o VPL de outros projetos para a tomada de decisão.
Esse método do orçamento auxilia também a avaliação e viabilidade da introdução de uma tecnologia e seus impactos econômicos no sistema de produção, levando-se em conta o aumento ou diminuição das receitas e despesas (SOUZA et al., 1995).
O planejamento operacional é voltado para a empresa, sendo normalmente de curto e médio prazo, e está ligado a como conduzir cada exploração (estratégia) escolhida através do planejamento estratégico, isto é, o que, como e quem executará.
Esse planejamento relaciona-se com método (como fazer), dinheiro (quais recursos financeiros serão usados), tempo (quando fazer) e a ação (quem fazer) (SOUZA et al., 1995).
A organização é uma das funções administrativas, que consiste em agrupar e estruturar os recursos humanos e materiais da empresa rural, para facilitar o alcance dos objetivos.
Organizar os recursos humanos significa distribuir os cargos e as tarefas entre os funcionários, de forma que cada um tenha clareza do que deve fazer. A distribuição pode ser feita de maneira formal.
Na Fazenda CPT Agropecuária, a lista de tarefas de cada funcionário é afixada em local visível, no setor onde trabalha. Esse sistema faz parte do programa “Bom de Serviço da fazenda”.